Miért hasznos az ERP bevezetési terv?

Már a megfelelő vállalatirányítási rendszer kiválasztása sem egyszerű feladat, azonban ha sikerült, még mindig fontos döntések várnak a cégvezetőkre. Többek között meg kell határozni az induláshoz elengedhetetlen folyamatokat és a bevezetés ütemét, módját. Ez kihatással lehet az átálláshoz szükséges időre, ezért a szoftver zökkenőmentes használatbavételében sokat segíthet egy ERP bevezetési terv.

 

Mit tartalmaz az ERP bevezetési terv?

Az ERP bevezetési terv részletezi a megvásárlás és az önálló használat közötti állomásokat, tehát a segítségével könnyedén nyomon követhető, hogy éppen hol is tartunk a bevezetés során. A terv elkészítése a vevő és a szállító közös feladata, hiszen így lehet a leginkább a vevő igényei szerint kialakítani.

Egy ERP bevezetési folyamat általában a következő lépésekből áll: felmérés, amikor megnézzük a lehetséges jelölteket. Amennyiben megtörtént a kiválasztás, átlépünk a tervezés fázisába. Ebben az állapotban ajánlott kialakítani vagy aktualizálni a tervet, amely mentén haladunk. A további lépések az ügyfél igényei alapján elengedhetetlen módosítások, esetleges fejlesztések, azok tesztelése, majd a telepítés és az éles indulás. A fejlesztési igények természetesen telepítést követően, később is jelentkezhetnek, ebben az esetben indulhat is a telepítési folyamat, majd az adatfeltöltést és az éles rendszer használata.

 

Milyen stratégiákat követhetünk a bevezetés során?

Az egyik legalacsonyabb kockázatú bevezetési forma a Párhuzamos használat. Ebben az esetben a cég párhuzamosan rögzíti az adatokat a régi, kivezetendő alkalmazásaiba és az újonnan megvásárolt ERP-be is. Tehát bármikor használható a korábbi rendszer, ha az újjal valamilyen akadályba ütközünk. Azonban meg kell jegyeznünk, hogy ez az egyik legköltségesebb módszer is, hiszen dupla annyi munkával jár. A munkamennyiséggel arányosan növekedhet a hibalehetőségek száma, valamint a munkavállalók terheltsége is, de mégis ez a legbiztonságosabb módja az átállásnak.

A Többlépcsős bevezetést gyakrabban szokták választani, ez azonban több hónappal is megnövelheti a bevezetés időtartamát, viszont költséghatékony. Ebben az esetben számos módszer alapján oszthatjuk fel az állomásokat, például telephelyenként, modulonként vagy tevékenységi területenként. A fokozatos bevezetés alacsonyabb üzleti kockázattal jár. Főleg a gyártó és az összetettebb üzleti tevékenységű cégeknél javasoljuk ezt a típust.

Választhatjuk az Azonnali indulást is, amikor minden terülen egyszerre kezdi el használni az új vállalatirányítási rendszert. Ennél a módszernél fontos a megfelelő oktatás, az oktatási anyag elsajátításának visszamérése és a minden területre kiterjedő, alapos tesztelés. Azonnali indulás esetén az ERP szállítójának azonnal tudnia kell reagálni a felmerülő problémákra. Ugyan ez a leggyorsabb bevezetési stratégia, azonban magas kockázattal jár. Általában azoknál az egyszerűbb folyamatokat alkalmazó cégeknél eredményes az azonnali indulás, amelyeknél a vállalatirányítási rendszer alap funkcióit szeretnénk használni.

Létezik egy Hibrid módszer is, amely a fenti három típus ötvözése. Bizonyos modulokat azonnal éles adatokkal feltöltve kezdünk el használni, míg a többit szakaszosan, akár párhuzamosan a meglévő rendszerekkel együtt. Azoknál a cégeknél szokott működni ez a stratégia, amelyeknél már korábban is használtak komplexebb rendszereket, a munkatársak jártasak a számítógépes munkavégzésben, illetve nem minden területen történt még meg a folyamatok szabályozása.

 

Melyik módszert válasszuk?

Nincs mindenki számára általános javaslat egy ERP rendszer bevezetésére. Figyelembe kell vennünk, hogy cégünk mekkora rendszer használatát tudja elsajátítani, mekkora kockázatot vagyunk hajlandóak vállalni, mekkora a költségvetés, illetve megfelelően szabályozottak-e a folyamataink.

Míg egy kisebb, jól szabályozott kereskedő vállalkozás számára megfelelő lehet az azonnali indulás, addig egy összetett ügymenettel rendelkező cég számára ez túl kockázatos lehet. Egy sok modullal rendelkező ERP bevezetése esetén, - ha nem jelentenek akadályt a magasabb költségek, - mindenképpen a többlépcsős bevezetés lehet a legjobb választás.

 

A PEAS Vállalatirányítási Rendszer bevezetése során akármelyik módszer mellett is döntene, szakértőink készséggel állnak rendelkezésére annak megvalósításában. Amennyiben még nem döntött, vállalatirányítási szaktanácsadóink segítenek a legmegfelelőbb bevezetési stratégia kiválasztásában. Keressen bennünket bizalommal!