ERP kiválasztás 3 hónap alatt?
Lehetséges!

Az idővonal szerepe az ERP kiválasztásban

ERP fejlesztő cégként sokszor szembesülünk azzal, hogy partnereink nem rendelkeznek meghatározott ütemtervvel rendszerük kiválasztása során. A szelekciós folyamatot gyakran nem projektként kezelik, éppen ezért nem társítanak hozzá meghatározott idővonalat (timeline). Pedig egy egzakt timeline segítségével tisztán láthatnák, hogy mire mennyi időt érdemes fordítaniuk, vagy hogy éppen a kiválasztási folyamat mely szakaszában járnak. Folytatásos cikkünkben szeretnénk megmutatni azt, hogyan érdemes nekiállni egy ERP kiválasztásnak, illetve, hogy mennyi időt érdemes rászánni.

Mielőtt belekezdünk, szeretnénk felhívni a figyelmet arra, hogy az ERP bevezetések 75%-a kudarccal zárul, melynek egyik legfőbb oka a hanyagul kivitelezett ERP kiválasztás! Sokan hajlamosak az első rendszerdemó után meghozni a döntést, míg mások abba a hibába esnek, hogy éveken átívelő projektet csinálnak belőle. Természetesen egyik sem jó megoldás, az igazság valahol középúton van.

Ha már az elején rossz szoftvert választ, a bevezetés valószínűleg nem lesz sikeres. Szánjon elegendő időt a projekt megtervezésére! Tény, hogy a tervezésre fordított idő csak a projekt végén térül meg, de egyértelműen növeli a sikeres bevezetés esélyét és minimalizálja az anyagi kockázatokat.

A projekt nulladik lépéseként hozzon létre egy táblázatot, amely útitervként szolgál és végig kalauzolja cégét a szelekciós folyamaton. Ennek a táblázatnak tartalmaznia kell minden lépést, dátumot és célkitűzést. Határozza meg az éles indulás időpontját és haladjon visszafelé!

Győződjön meg arról, hogy pontos választ tud adni a beszállítók alábbi kérdéseire!

• Milyen ügyviteli területeket, azon belül pedig milyen folyamatokat szeretne lefedni a rendszer használatával?
• Mik a konkrét fájdalompontok (pl.: raktárkezelés, könyvelés stb.)?
• Szeretné-e kiterjeszteni a rendszer használatát a vállalat egészére?
• Hány kulcsfelhasználója lesz a rendszernek?
• Szükséges-e migrálni a korábbi szoftver(ek)ben keletkezett adatokat az új rendszerbe?

Minél több kérdésre tudja a választ, annál jobban körvonalazódik majd, hogy milyen funkcionalitással rendelkező szoftvert keres, így nem fogja megtéveszteni egy-egy jobban sikerült rendszerdemó.

A timeline nem csupán abban fog segíteni Önnek, hogy projektjét mederben tartsa, de ezáltal képes lesz mérni potenciális beszállítói reakcióidejét és kapacitását is.

ERP kiválasztás 3 hónap alatt

1. lépés - kutatás

Időkeret: kb. 2 hét

Jelöljön ki egy szakmailag felkészült munkatársat vagy divízióvezetőkből álló kisebb csoportot, akik a potenciális ERP beszállítók felkutatásáért és kijelöléséért felelnek. A lehetséges fejlesztő partnerek közül (a teammel közösen) válasszon ki minimum 5, maximum 10 céget.

Ha működéséből adódóan iparágspecifikus szoftvert keres, a vizsgált vállalatok száma alacsonyabb lesz. ‍Ebben az esetben vegye górcső alá az összes olyan lehetséges beszállítót, aki iparági tapasztalattal rendelkezik. Hogy pontosan kik ezek, azt a referenciákból tudni fogja. Ha így tesz, nő az esélye arra, hogy olyan szoftvert talál, mely megfelel elképzeléseinek.

Legyen óvatos az internetes keresők használata során! A keresőmotorok elsőként az olyan vállalatok fizetett hirdetéseit jelenítik meg, akik a legtöbbet fizetnek a „helyezésekért”. Keressen olyan (gyűjtő)oldalakat, ahol felhasználói visszajelzéseket olvashat a rendszerekről!

2. lépés – első kapcsolatfelvétel, bemutatkozó hívások

Időkeret: kb. 2 hét

Elérkezett az idő, hogy megkeresse a listáján szereplő beszállítókat. A kapcsolatfelvétel elsődleges célja, hogy a fejlesztő megértse a motivációt, a célokat és a fájdalompontokat, és nyilatkozzon arról, hogy az általa fejlesztett rendszer képes-e megoldást nyújtani. Nem kell megijednie, ha azt tapasztalja, hogy az első hívások után a beszállítók fele „elhullik”. Ez a szelekciós folyamat velejárója. Gondoljon arra, hogy Ön sem szeretne felesleges időt fordítani olyan rendszerek vizsgálatára, melyek nem teljesítik a korábban meghatározott kritériumokat.

Informálja teljeskörűen beszállítóit az igényeiről, a költségvetésről, a döntéshozatali folyamatokról és természetesen a határidőkről. Minél inkább így tesz, a kiválasztás annál transzparensebbé és gördülékenyebb válik. Értékelje ki a kapcsolatfelvételeket, állítson fel prioritást a partnerek között. Kerülje el a felesleges időráfordításokat! Ha 5 perc után rájön, hogy a szoftver nem képes megfelelni egy lényeges elvárásnak, ne elemezze tovább.

3. lépés – előzetes költségvetés, indikatív árajánlat (Preliminary Budget)

Időkeret: kb. 2 hét

Kérjen indikatív árajánlatot, esetleg TCO kalkulációt minden olyan cégtől, akit az első beszélgetés után potenciális beszállítónak gondol. Ez segíthet Önnek abban, hogy tovább szűkítse a beszállítók körét akkor, ha a beruházáshoz konkrét büdzsét rendelt.

Bizonyára találkozni fog olyan szoftverekkel, melyek alacsony árfekvésük ellenére tökéletes megoldással kecsegtetnek. Ezek azok a rendszerek, melyeket célszerű az eddigieknél is nagyobb körültekintéssel szemlélni. Ilyen esetben részletesen kérdezze ki a fejlesztőt az ERP funkcionalitásáról, hogy eldönthesse, a szoftver valóban megfelel-e az igényeinek.

Csapatunk segítségével kijelöltük tehát lehetséges ERP beszállítóinkat, felvettük velük a kapcsolatot, majd nagyságrendi árat kértünk azoktól, akik bent maradtak a kalapban.

De a lényeg még csak most következik!

A kiválasztás további hat pontjával és a szelekciós folyamat lezárásával szeptember végén foglalkozunk.

Ha nem szeretne addig várni vagy segítségre lenne szüksége, vegye fel velünk a kapcsolatot! Több mint 20 éve fejlesztünk és vezetünk be vállalatirányítási rendszereket. Vállalatirányítási szaktanácsadó kollégáink készséggel állnak rendelkezésére!