Hogyan ellenőrizzük az ERP-t szállító céget? – 2. rész
Folytatásos cikkünk 1. részében néhány olyan pontot ismertettünk, melyek komoly segítséget jelenthetnek, ha Ön egy ERP bevezetés küszöbén áll. Esett már szó a rendszerismeretről, a rendszerbemutatók mikéntjéről és a referenciák fontosságáról, de a legfontosabb tanács csak most következik: Kezelje önálló projektként a rendszerbevezetést!
Tisztában van a projekt teljes költségvetésével?
Tudja, hogy a szolgáltatásokért pontosan mennyit fog fizetni és a szolgáltatások pontosan mit tartalmaznak? Egy vállalatirányítási rendszer birtoklásának költsége az alábbi összetevőkből áll(hat):
Az említett költségek feltárására alkalmazandó a „teljes bekerülési költség” (TCO, azaz total cost of ownership) számítás, melynek segítségével felmérhető egy lehetséges befektetés életképessége.
Fordítson kellő figyelmet arra, hogy a kiválasztási folyamat során minden költségtényezőről információt kapjon!
Mindkét fél tisztában van a projekt határidőkkel?
Kérjen konkrét bevezetési ütemtervet szolgáltatójától! Napra pontosan határozzák meg a rendszer bevezetésének indítási és végnapját! Kérjen visszaigazolást, hogy a lefektetett ütemterv tartható-e! Tisztázzák, hogy mikor, hány kulcsfelhasználót és melyik divíziót kell oktatásban részesíteni!
Előfordulhat, hogy némely dolgozója nehézkesebben sajátítja el a rendszer használatát. Ne sajnáljon költeni alkalmazottai felkészültségére! Minél gördülékenyebben dolgoznak munkatársai a rendszerben, annál gyorsabban térül meg az ERP-re fordított befektetés.
Ha kifut az előzetesen becsült, oktatásra szánt órakeretből, vásároljon plusz órákat! Kérjen szolgáltatójától folyamatos visszajelzést a bevezetés menetének alakulásáról és a kulcsfelhasználók tudásának gyarapodásáról!
Választott már projektmenedzsert?
Jelöljön ki munkatársai közül egy projektmenedzsert, aki végigköveti a rendszerbevezetés teljes folyamatát a kiválasztástól a megvalósításig! Egy ilyen horderejű projektben a legkisebb kommunikációs zavar is nagy mértékben befolyásolhatja az események alakulását. Ezért célszerű egy kiváló verbális készséggel rendelkező kollégát választania, hiszen ő lesz az összekötő kapocs vállalkozása és beszállítója között.
Projektmenedzsere feladatai közé tartozik az is, hogy megbizonyosodjon róla: szolgáltatója a fejlesztéseket határidőre leszállítja. A későn átadott fejlesztések befolyással lehetnek az éles indulás időpontjára.
Az időben átadott fejlesztéseket a felhasználóknak megfelelő módon és időben tesztelniük kell. A termék tesztelésének irányítása ugyancsak a projektmenedzser feladatai közé tartozik csakúgy, mint az adatmigráció levezénylése.