Hogyan válasszunk ERP-t?

A vállalatirányítási rendszerek használatával számos előnyre tehet szert egy vállalkozás. A szoftverek rohamos fejlesztésével, a piac kínálati oldalának növekedésével a kereslet is folyamatosan bővül. Egyre több cég tűzi napirendre valamilyen ERP adoptálását. Ha a döntés már megszületett, elengedhetetlen, hogy egy alapos, minden ügyviteli területet magába foglaló tervezési folyamat előzze meg az optimális vállalatirányítási rendszer kiválasztását.

 

Új rendszerre van szükség...

• ha a meglévő rendszer nem alkalmas a feladatok ellátására
• ha a korábban különálló szoftverek (számlázó, raktárkezelő, excelek...) kiváltása szükséges
• költségcsökkentés vagy hatékonyságnövelés miatt: cél a tervezési folyamat, a logisztika és a döntéshozatal optimalizálása, javítása, a megfelelő információáramlás biztosítása
• mert haladni kell a korral – "aki kimarad, az lemarad”: az IT fejlődése miatt komoly versenyelőnyre lehet szert tenni a konkurenciával szemben
• jogi és adminisztratív szabályozás változása miatt (pl. új adózási/könyvelési jogszabályok bevezetése esetén)

Ma már a front-office folyamatokat mint az értékesítés vagy a marketing, szintén vállalatirányítási rendszerek segítik. Amennyiben most szeretne vállalatirányítási informatikai rendszert bevezetni, érdemes figyelembe venni az alábbi szempontokat:

Pontos igénymeghatározás

A számunkra megfelelő ERP rendszer kiválasztásának első lépése, hogy pontosan meghatározzuk vállalkozásunk alapvető igényeit, üzleti folyamatait, melyeket a vállalatirányítási informatikai rendszerbe szeretnénk integrálni:

• Mik a céljaink?
• Mely folyamatokat szeretnénk optimalizálni?
• Milyen területeket szeretnénk az ERP rendszerbe bevonni.

Személyi kérdések

A vállalatirányítási rendszer kiválasztásának folyamatába érdemes az egyes területek (tervezés, beszerzés, pénzügy, HR, raktárkezelés) vezetőit is bevonni, hogy a folyamatok több aspektusból is modellezve legyenek. Továbbá szintén személyi kérdés, hogy a jelenlegi szervezeti felépítés mellett bevezethető-e az ERP rendszer, vagy szükséges-e valamilyen szervezeti változtatás.

Külső segítség

A beruházás nagyságrendjének függvényében érdemes lehet egy független ERP tanácsadó segítségét is igénybe venni, aki az igények felmérésében és a megfelelő megoldás kiválasztásában támogatja a vállalkozást.

A költségoldal megtervezése

Az igények pontos megfogalmazása után meg kell vizsgálnunk az IT beruházás költségeit is, vagyis vállalkozásunk mennyi pénzt hajlandó erre áldozni. Fontos, hogy az összes felmerülő költséggel számoljunk, azaz a szoftver megvásárlása és telepítése mellett a rendszeres üzemeltetési, karbantartási, frissítési munkálatok költségeit és az esetlegesen felmerülő extra költségeket (pl. licenc díjak, egyéb hardverek és szoftverek beszerzésének díjai) is belekalkuláljuk, valamint érdemes a fizetési kondíciókat is figyelembe venni.

A megfelelő partner kiválasztása

A megfelelő vállalatirányítási rendszer kiválasztásánál fontos tényező a bevezetést végző partner megtalálása. A szolgáltató kiválasztásánál olyan elsődleges szempontokat érdemes figyelembe venni a költségek mellett, mint a referenciák, szabad kapacitások vagy a rugalmasság. Érdemes lehet az online demó lehetőségre is rákérdezni és információkat kérni a teljes bevezetési folyamatról, majd az azt követő időszakról.

Üzleti modellek

A megfelelő megoldás kiválasztása általában 2 üzleti modell mentén történik:

1. Egyedi szoftver a vállalat saját üzleti modelljéhez fejlesztve. Ebben az esetben a vállalatirányítási rendszer teljes egészében a cég üzleti működéséhez alkalmazkodik. A modell előnye, hogy teljes egészében lefedi a vállalkozás igényeit és minden folyamatát, míg hátránya az egyedi fejlesztés miatti magas költség és az egyediségből fakadó kockázat, az előre nem látható problémák, ún. „gyermekbetegségek”
2. Standard ERP modell, mely a vállalkozás rendszeréhez a legközelebb áll. Ez esetben viszont az üzleti folyamatokat alakítják úgy, hogy azok az EPR rendszerhez illeszkedjenek. A modell előnye a költséghatékonyság és a gyorsaság, hiszen nem kell új szoftvert fejleszteni, illetve "kész szoftver" lévén már részt vett teszteléseken, és általában már más vállalkozások is használják, így a legtöbb kezdeti hibát már megoldották. Hátránya viszont, hogy a vállalkozásnak alkalmazkodnia kell a már meglévő rendszerhez. 

A két típus között félúton találhatjuk meg az optimális megoldást: azaz a saját igényeinkhez leginkább passzoló standard modell kiválasztása után történhetnek változások a vállalkozáson belül, illetve a fejlesztő cég is végez módosításokat a szoftverben. Ezzel a megoldással a 2 „tiszta modell” hátrányait tudjuk kiküszöbölni.