Hogyan váltsunk ERP-t? – vol. 1.
A kiválasztási szakasz

Egy cég működése komoly veszélybe kerülhet, ha aktuálisan alkalmazott ERP-je nem fejlődik olyan ütemben, mint maga a vállalat, hiányoznak belőle kulcsfontosságú funkciók, vagy egyszerűen csak nem olyan jó, mint a versenytársaké! Ha sikerült megállapítanunk, hogy vállalkozásunk kinőtte korábban még jól teljesítő, nagy becsben tartott vállalatirányítási rendszerét, azonnal rengeteg kérdés merülhet fel bennünk. Mit tegyünk? Melyik rendszer képes kiváltani? Mennyire lesz nehézkes az átállás? Mennyi időt vesz majd igénybe? Hogyan fogjuk migrálni az eddig felhalmozódott adatainkat? Beválik-e az új ERP? Nos, mi sem állítjuk, hogy a fenti kérdések megválaszolása pofonegyszerű, ezért most szeretnénk tapasztalatainkat és tanácsainkat megosztani Önnel, hogy helyesen dönthessen!

Kezdjük tehát a kiválasztási folyamattal!

Hozzon létre egy projekt teamet, és azonosítsa vállalkozása hiányosságait!

A váltás korai szakaszában gyakran előfordul, hogy a megrendelő 15-20 beszállítóval is felveszi a kapcsolatot és igyekszik minden információt begyűjteni az általuk fejlesztett termékekről. Természetesen nem haszontalan, ha tudjuk, miből választhatunk, de helytelen törekvés, ha meg akarjuk ismerni a piacon lévő összes EPR-t! A cégek effajta „túlzó érdeklődése” rendszerint abból adódik, hogy sem a hiányosságokat, sem a kihívásokat, sem a célokat nem azonosítják. Ez lesz tehát a projekt teamünk feladata! Jó, ha ez a vezetőség bevonásával történik, hiszen felmerülhetnek olyan kérdések, melyekre csak ők tudják a választ.

Az információk birtokában a kínálat leszűkíthető 3-5 rendszerre, jelentősen lecsökkentve ezzel a szelekció időtartamát és az erre fordított kiadásainkat. A legjobb megoldás, ha ezekből a megállapításokból olyan dokumentumot készítünk, amely alapja lehet az új beszállítókkal történő első egyeztetéseknek.

Határozza meg a költségvetést és a projektre fordítható időt!

Az üzleti hiányosságok és kihívások azonosítása mellett nagyon fontos, hogy a projekthez erőforrásokat is rendeljünk. Amikor költségvetési tervet készítünk, érdemes figyelembe vennünk a szoftverbeszerzés okán felmerülő költségeket is (pl. szerverek, egyéb hardverek, üzemeltetés stb.).

Fontos, hogy tisztában legyünk azzal is, mennyi időt szán(hat)unk a projektre! A bevezetési időtartam mellett érdemes kalkulálnunk az adatmigrációval, a rendszer testreszabásával (egyedi fejlesztések) és az éles indulás előtti tesztidőszakkal is. Az implementáció ideje természetesen egy szervezet méretétől és folyamatitól függően változik, de általánosságban elmondható, hogy egy új ERP teljes integrációja 6 hónaptól akár 12 hónapig is eltarthat.

Kezdje el a keresést!

Ha valóban begyűjtött minden szükséges információt, ez nem is lesz olyan nehéz feladat! Ha nem biztos abban, hol kell kezdenie, akkor hadd segítsünk kicsit: A legtöbb ERP iparág- vagy méretspecifikus. Tesztelje a saját iparágára fejlesztett rendszereket, hiszen ezek nagyobb valószínűséggel fogják tartalmazni az Önnek szükséges iparág-specifikus funkciókat.

Járjon demókra és szűkítse a listát!

Sok rendszer rendelkezik letölthető demóval. Spóroljon időt magának és kerülje ezeket! Az integrált ERPk igen komplex rendszerek. Sokkal jobb, ha az első alkalommal egy szaktanácsadó segítségével tájékozódik egy vadidegen rendszerben, mintha saját magának kellene kitapasztalnia. Ha egy fejlesztő cég az első demón az Ön céges adataival feltöltött demórendszerrel fogadja, az sok mindent elárul a beszállítóról.

Bízunk benne, hogy fenti tanácsaink hozzásegítik Önt új vállalatirányítási rendszere gördülékeny kiválasztásához. Ha esetleg további segítségre lenne szüksége az IKRON Fejlesztő és Szolgáltató Kft. vállalatirányítási szaktanácsadói készséggel állnak rendelkezésére.