ERP kiválasztás 3 hónap alatt?
Lehetséges! - vol. 2.

Az idővonal szerepe az ERP kiválasztásban

Szeptemberi folytatásos cikkünk első fejezetében már kihangsúlyoztuk a timeline fontosságát és végigkalauzoltuk olvasóinkat az ERP kiválasztás első három lépésén. Miután felállítottuk a kiválasztási folyamatot koordináló projekt teamünket, megtörtént az első kapcsolatfelvétel a fejlesztő cégekkel, majd költségvetési tervet és indikatív árajánlatot is kaptunk, kezdetét veheti a szelekció következő szakasza.

ERP kiválasztás 3 hónap alatt

‍4. lépés - előválogatás

Időkeret: kb. 1 hét

Eljött az ideje, hogy leszűkítse lehetséges ERP beszállítóit, ennek érdekében csökkentse potenciális partnerei számát (legfeljebb) 3-ra. Helyesen jár el, ha a döntés meghozatalakor a szoftverek hasznosságára koncentrál és nem pusztán anyagi szempontokat mérlegel. Segíthet önnek, ha ezek mellett szintén figyelembe veszi a beszállító reakcióidejét és referenciáit!

Hozzon létre egy „kiválasztó bizottságot”. Olyan munkatársakat jelöljön ki erre a feladatra, akikről egyértelműen tudja, hogy fontosnak tartják a cég fejlődését és a munkafolyamatok optimalizálását. A csapatba célszerű bevonnia azokat a kollégákat, akik átlátják a nagyobb szervezeti egységek működését és konstruktív javaslatok megtételére is alkalmasak. Emlékeztesse őket arra, hogy egy ERP bevezetése kompromisszumokkal jár, így nem mindenki fogja megkapni azt a funkciót, amire vágyik.

Bár elsőre nem látszik, de az új csapat a kiválasztási folyamat meghatározó eleme, hiszen a tagok hatással lesznek a végső döntésre.

Tudassa beszállítóival, hogy bekerültek a legjobb háromba, majd figyelje a reakciókat! Jó jel, ha azt tapasztalja, hogy az ERP fejlesztő ettől az információtól még inkább lendületet kap és teljesíteni szeretne!

5. lépés - rendszerbemutatók

Időkeret: kb. 1 hét (ideális esetben)

Elérkeztünk a kiválasztás egyik neuralgikus pontjához. Sokan abba a hibába esnek, hogy elnyújtják ezt a szakaszt, pedig, ha a bemutatók egymástól időben távol esnek, nehéz a rendszereket egymás viszonylatában értékelni. Törekedjen arra, hogy az összes bemutató 1 hét alatt végbemenjen! Lehetőség szerint a bizottság minden tagja vegyen részt a prezentációkon! Minden rendszerbemutató után a csapat 30 percben értékelje ki az adott szoftvert!

Sok esetben az ERP beszállító megpróbálja már az első beszélgetés alkalmával „letudni” a demót, azonban a korai bemutató kockázatokat rejt. Ha egy beszállító anélkül szeretné megtartani a prezentációt, hogy megpróbálná megérteni céges működését vagy felmérni fájdalompontjait, az intő jel lehet. A fölösleges kockázatok elkerülése érdekében a kiválasztási folyamat minden szakaszában tartózkodjon az átgondolatlan döntésektől!

6. lépés - interjúk

Időkeret: kb. 1 hét

Egy sikeres ERP bevezetési projekt jóval túlmutat a megfelelő vállalatirányítási rendszer kiválasztásán. Az ERP egyben egy lehetőség is az eddig egymástól függetlenül működő szervezeti egységek összekapcsolására. Igazi sikereket viszont csak úgy érhet el, ha a felhasználók is motiváltak a rendszer helyes használatában. Ez pedig csak akkor következhet be, ha hangot adhatnak véleményüknek.

Adjon esélyt minden kulcspozíciókban dolgozó munkatársának arra, hogy egy interjú keretében megismerhesse a beszállítókat és az általuk kínált szoftveres megoldásokat. Természetesen ez egyben kollégáinak is jó lehetőség arra, hogy megfogalmazzák a szoftverrel szemben támasztott elvárásaikat.

Kétségkívül időigényes feladat, de segíthet Önnek abban, hogy olyan ERP-t vezessen be, mely a többség igényeit képes kielégíteni. Ahogyan a rendszerbemutatók esetén, itt is törekedjen arra, hogy az interjúkat ugyanazon a héten bonyolítsa, hogy mindenről friss információja legyen!

7. lépés - döntés

Időkeret: kb. 1 hét

Mielőtt meghozná a végleges döntést, tegye fel magának a következő kérdést:

Megvan-e minden információm a végső döntés meghozatalához?

Ha a válasz nem egy egyértelmű igen, akkor NE DÖNTSÖN! Forduljon a bizottsághoz, egyeztessen a divízióvezetőkkel vagy kérjen további rendszerdemó(ka)t a kiszemelt beszállítótól. Ha lehetősége nyílik rá, látogasson el személyesen is leendő partnere székhelyére és ismerje meg a cég vezetőségét és munkatársait.

Szeretnénk felhívni a figyelmét arra, hogy egy vállalatirányítási rendszer bevezetése optimális esetben 8-10 éves elköteleződést jelent a termék és annak fejlesztője felé.

CSAK AKKOR DÖNTSÖN, HA NINCSENEK KÉTSÉGEI!

8. lépés - szerződéskötés

Időkeret: kb. 1 hét

Ha a kiválasztási folyamat ezen szakaszában tart, akkor itt az ideje gratulálnunk, hiszen kiválasztotta azt a rendszert, mely a legteljeskörűbben lefedi vállalati működését.

A szoftver licencek adásvételére csakúgy, mint azok használatára speciális szabályok vonatkoznak (Szerzői jogi törvény, 1999. évi LXXVI. (76.)). Ha nem jártas ezen a területen, akkor javasoljuk, hogy vállalati jogásza segítségével finomhangolja a szerződéseket.

9. lépés - projektindítás

Időkeret: kb. 1 hét

A beszállítóval közösen tartsanak projektindító megbeszélést és állítsák össze az implementációra és a képzésre vonatkozó ütemtervet. Ha vállalatirányítási rendszerét saját hardveres infrastruktúráján fogja futtatni, rendszergazdájával üzemeltesse be a szervert és lehetőség szerint monitoroztassa az azon futó szolgáltatásokat. Egyeztesse az ERP fejlesztővel a telepítési folyamat részleteit és határozzák meg a hozzáférések kiosztásának körülményeit.

Az implementációs módszerek beszállítónként eltérnek. Cégünknél, az IKRON Fejlesztő és Szolgáltató Kft.-nél 3-6 hónapos implementációs ciklusokban dolgozunk annak érdekében, hogy megőrizzük a bevezetés lendületét. Célunk minden esetben az, hogy az általunk telepített rendszerek gyorsan működőképessé váljanak, hiszen így biztosíthatjuk partnereinknek beruházásuk mielőbbi megtérülését.